Как удержать недостачу, выявленную при инвентаризации, из заработной платы работника

Для удержания с работника суммы недостачи необходимо следующее:

1) Проведите служебное расследование для установления, в частности (ч. 1 ст. 247 ТК РФ, п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52):

- причины возникновения недостачи;

- наличия или отсутствия вины работника;

- размера причиненного ущерба. В общем случае он исчисляется на день утраты ценностей, а если такой день неизвестен - на дату обнаружения недостачи как наибольшая из величин:

- рыночной стоимости аналогичного имущества;

- стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени его износа;

- обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника.

Обычно этим занимается инвентаризационная комиссия при подготовке предложений для руководителя по урегулированию выявленных расхождений.

Итоги проверки зафиксируйте в акте либо в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

2) Издайте приказ об удержании из заработной платы работника в произвольной форме за подписью руководителя организации, при этом Работодатель может не взыскивать недостачу с виновного работника полностью или частично. При этом у работника не возникает доход, облагаемый НДФЛ, и не образуется объект обложения страховыми взносами (ст. 240 ТК РФ, п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52, Письмо Минфина России от 20.10.2017 N 03-04-06/68917.

Сделать это необходимо в течение одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного в результате недостачи ущерба. В приказе укажите сумму, подлежащую удержанию из заработной платы виновного лица. Эта сумма не может быть больше его среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Это правило действует и в тех случаях, когда работник несет полную материальную ответственность (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 18.04.2020 N 77/7-9717-20-ОБ/10-13022-ОБ/18-1193). Согласие виновного работника на взыскание в размере, ограниченном средним заработком, не требуется.

Однако, если сумма недостачи превышает средний месячный заработок, а работник несет полную материальную ответственность, вы можете договориться с ним о добровольном возмещении причиненного ущерба в полном размере - единовременно или в рассрочку (ст. 238, ч. 4 ст. 248 ТК РФ, Письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1, Определение Верховного Суда РФ от 27.04.2020 N 19-КГ20-2). Если договориться не получится, то вам для взыскания ущерба в части, превышающей средний заработок, придется обратиться в суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

Если работнику установлена ограниченная материальная ответственность, то сумму недостачи в размере, превышающем средний месячный заработок, через суд взыскать не получится (ст. 241 ТК РФ).

Обратите внимание: если месячный срок для издания приказа об удержании истек, то вам придется взыскивать ущерб в судебном порядке.

3) Сумму ущерба согласно приказу, удерживайте у работника при выплате ему заработной платы. Общая сумма удержаний по решению работодателя не может превышать 20% от начисленной зарплаты после вычета НДФЛ. Но при наличии у работника удержаний по исполнительным документам они должны быть исполнены в первую очередь (ст. 138 ТК РФ, Письма Роструда от 30.05.2012 N ПГ/3890-6-1, Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).

Поэтому если сумма выплат по исполнительным документам больше 20% (например, на выплату алиментов у работника удерживается 25% на одного несовершеннолетнего ребенка), то возмещение ущерба удержать с работника в этом месяце вы уже не сможете. А если выплат по исполнительным документам у работника нет, но сумма недостачи превышает 20% начисленной зарплаты за минусом НДФЛ, то удерживать ее придется в течение нескольких месяцев.

Обратите внимание: нельзя производить удержания из выплат, на которые не может быть обращено взыскание, например, с сумм возмещения командировочных расходов, компенсации за использование личного имущества работника (ч. 4 ст. 138 ТК РФ, пп. «а, «б» п. 8 ч. 1 ст. 101 Закона об исполнительном производстве).

По соглашению о возмещении ущерба работник вправе направить на погашение признанной им задолженности любые суммы без ограничения размера, но только после удержания НДФЛ и сумм по исполнительным документам. Для этого ему в общем случае необходимо подать заявление в бухгалтерию с просьбой о погашении задолженности за счет причитающихся ему денежных средств (Письма Роструда от 16.10.2019 N ТЗ/5985-6-1, от 10.10.2019 N ПГ/25776-6-1, от 07.10.2019 N ПГ/25778-6-1). Заявление не потребуется, если такой порядок погашения долга стороны прописали в соглашении о возмещении ущерба.